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士業事務所仕事:事務

メールと Teams の返信待ちを、漏れなく拾う

メールと Teams のやり取りを、返信待ち・対応済み・返信不要に仕分け、返信待ちはたった日数の長い順に並べます。3日以上たったものは目立たせます。別の窓口で返したかもしれない件や、締めの言葉のあとに別の話がある件は、人が決める側へ回します。

やり取り15件 → 返信待ち5件を日数順に。3日以上たった2件は目立たせ、決めきれない2件は人が決める

この見本はブラウザの中だけで動き、入れた内容はどこにも送られません。会社名・人名・数字はすべて架空です。

1. メールと Teams のやり取り(合計15件)

架空の社労士事務所に、顧問先6社から届いたやり取りです(今日は10/1)。同じ顧問先がメールと Teams の両方に書いてくることもあります。

    この見本でできること

    • メールと Teams のやり取りを、最後の発言が先方かこちらかで、返信待ち・対応済み・返信不要に仕分ける
    • 返信待ちを、たった日数の長い順に並べ、3日以上たったものは目立たせる
    • 同じ顧問先に別の窓口で後から返していたら、機械で決めず「要確認」として人に回す
    • 有給など労務の中身の質問には担当の社労士が答える印を付け、一覧を Excel で保存する

    御社のデータで作るとこうなる

    • 事務所のメールと Teams のやり取り(書き出したファイル)を読み込んで作ります
    • 「返事が要る言葉」「締めの言葉」「社労士に回す言葉」は、事務所の言い回しに合わせて決めます
    • 毎朝この一覧を作って、事務の担当者に届ける形にもできます(返信するのは人です)

    御社の手作業を聞かせてください

    見本と同じ形でなくても構いません。「この作業に、毎月だれかが半日かけている」という話から始められます。

    ご相談シートは、話す前に書いて送れる質問票です。書ける所だけで大丈夫です。