メールと Teams の返信待ちを、漏れなく拾う
メールと Teams のやり取りを、返信待ち・対応済み・返信不要に仕分け、返信待ちはたった日数の長い順に並べます。3日以上たったものは目立たせます。別の窓口で返したかもしれない件や、締めの言葉のあとに別の話がある件は、人が決める側へ回します。
やり取り15件 → 返信待ち5件を日数順に。3日以上たった2件は目立たせ、決めきれない2件は人が決める
この見本はブラウザの中だけで動き、入れた内容はどこにも送られません。会社名・人名・数字はすべて架空です。
1. メールと Teams のやり取り(合計15件)
架空の社労士事務所に、顧問先6社から届いたやり取りです(今日は10/1)。同じ顧問先がメールと Teams の両方に書いてくることもあります。
2. 仕分けた結果
返信待ち(たった日数の長い順)
先方の最後の発言に「?」「教えて」「ご確認」などがあり、まだ返していないものです。3日以上たったものは色を変えています。返したら[返信した]を押すと、一覧と件数がその場で変わります。
要確認(機械では決めません)
別の窓口で返事をしたかもしれないもの、締めの言葉のあとに別の話があるものです。[返信が要る]を押すと、返信待ちに入ります。
対応済み・返信不要(件)
この見本でできること
- メールと Teams のやり取りを、最後の発言が先方かこちらかで、返信待ち・対応済み・返信不要に仕分ける
- 返信待ちを、たった日数の長い順に並べ、3日以上たったものは目立たせる
- 同じ顧問先に別の窓口で後から返していたら、機械で決めず「要確認」として人に回す
- 有給など労務の中身の質問には担当の社労士が答える印を付け、一覧を Excel で保存する
御社のデータで作るとこうなる
- 事務所のメールと Teams のやり取り(書き出したファイル)を読み込んで作ります
- 「返事が要る言葉」「締めの言葉」「社労士に回す言葉」は、事務所の言い回しに合わせて決めます
- 毎朝この一覧を作って、事務の担当者に届ける形にもできます(返信するのは人です)